今日は、Excelマクロの超基礎的な事を教えてやるからな！
これからExcelマクロを学ぼうとしている事務職員に、基礎的なExcelマクロの知識を伝授します。非常に厄介な事に、Excelマクロは事務を簡略化しますが、同時に「事務作業」をどんどん人間から奪っていく厄介な連中です。なので、信頼しすぎると…あなたの職場でのポジションが無くなるかも…( ﾟДﾟ)。
ま、これは言い過ぎかもしれませんね（笑）。ですが、Excelマクロは本当に優秀でExcel処理以外の事もペロリとこなしてしまうんです。記事後半では、「Excelマクロで楽になる業務7選」という事で、Excelマクロの機能を紹介していきますね。
Excelマクロとは？
それではまず、Excelマクロとは「何ぞや？」というお話から始めますね。
Excelマクロの正体はVBA！
事務職の畑では、Excelマクロ！Excelマクロ！と呼ばれていますが、プログラマ界隈ではVBA(Visual Basic for Applications）-ヴィジュアルベーシックフォーアプリケーションズ-と呼ばれています。
VBAはMicrosoft社の製品（Excel/Word/OutLook/PowerPointなど）を自動化できるプログラミング言語です。なぜ「マクロ」と呼ばれているのかと言うと、Excelの機能に「マクロを記録する」というものがあるからです。
Excelの機能で記録したマクロも、中身はVBAで作られているため、結局のところはExcelマクロではなくVBAという事になります。
ま、この辺は事務職には難しいからとりあえず無視しとけ！
ExcelはVBAを組めれば自由自在に操れる
ExcelのVBAを作成できれば、事務作業の9割は人の仕事ではなくなります。Excelマクロはプログラミング言語のため、PC上で行われている「ほぼすべての操作」を自動化できるんです。
あなたが定期的に取引先に頼まれて、嫌々作成している、統計データでさえExcelマクロを作っておけば、
- あっという間に
- しかも自動で
作成する事ができます。画期的ですよね
本当に、「なんでこの人こんな糞くみたいな手作業続けてんの？馬鹿じゃないの？」って思うくらい画期的だぜ？
Excelマクロで楽になる業務7選
それでは、具体的にExcel作業で楽になる業務を７つ紹介していいきます。目から鱗な情報が盛りだくさんですよ！
値の入力や確認作業
これは基本ですが、Excelのセルへの値入力や、コピー、削除、などExcelシートに対する処理は全て自動化可能です。Excelシート間の値のコピペってメンドクサイですよね。それを一瞬で終わらせるのがExcelのVBAです。
また、値の確認作業もできます。例えば、
- 郵便番号の桁数は正しいか？
- 住所に都道府県が含まれているか？
といった様に、Excelシート上の値が正しい形式であるか、確認する事ができます。値の確認を自動化するにはVBAのプログラミングスキルが必要です。
報告用データ作成
続いて報告用データの作成です。
いわゆる週報とか月報に、「どんな事務処理を何件やったのか」数えて報告しますよね？このカウントを自動化する事ができます。
何をカウントするかは、業務次第ですが、例えば、
- フォルダ内のファイル数を数える
- Exelシート内の特定の文字を数える
といった事ができます。
パソコンの画面上を、指差し確認しながらカウントする奴。居ないよな？さすがにやってないよな？
経理向け集計業務
経理向けの業務には、会計システムを使うのが一般的ですが、中小企業や小規模なプロジェクトだとExcel管理してるものがありますよね。これに関しては、ExcelのVBAを組んで完全自動化すべきですね。
プログラムなので計算ミスもしなければ、記入漏れもあり得ません。些細なミスで予算が合わずにやり直し…。こんな無駄な作業が完全に消えてなくなります。
メール本文から定型文の取得
Excelのみではなく、OutLookの操作も可能です。OutLookの受信ボックスから特定のメールを探し出し、そのメール本文の内容をExcelシートに書き出す。
といった処理も可能です。お客様からの注文依頼を１通ずつ目視しながら、Excelに記入するといった、バカバカしい処理はとっとと自動化してしまいましょう。
人が手作業で値をコピペする時代はとっくの昔に終わってるぜ。
メールの自動生成＆送信
もちろん、メール本文から文字を取得できるという事は、メールの作成や送信も、VBAで瞬殺です。納期連絡メールや、定期連絡など、書式が決まりきったメールは、プログラムに自動生成＆自動送信させちゃいましょう。
これも、人間がやるには勿体ない作業ですね。
Webシステムの操作
VBAはInternet Explorerの操作もできます。全てのWebシステムを操作する事はできませんが、ある程度のWebシステムであれば、【検索・コメント入力・承認】など、本来は人がポチポチクリックして処理するはずの仕事を自動化できます。
今はRPA（アール・ピー・エー）というロボットを使うケースが増えたから、Excel VBAでWebシステムを操作する機会は減ったかもしれないな。
確かに、RPAが台頭しているためWebシステム操作でVBAのポジションは無くなるかもしれませんね。ただ、小規模プロジェクトだとRPAは導入できないので、未だにVBAが重宝されているケースもあります。
ファイルを開いて印刷を繰り返す
キター！！！
バカが脳死状態で処理する作業第１位！
Excelファイルを開く、そして印刷して閉じる。これほど、人間がやるべきでない作業は存在しないでしょう…。この作業をしている人間は高確率で脳みそを使ってません。人件費の無駄です。さっさと自動化して経費削減に踏み出しましょう。
まとめ
如何でしたか？あなたの職場にも改善できそうな、処理がいくつか存在したと思います。Excel VBAを活用する事で、業務効率を飛躍的にアップさせることができます。是非Excel VBAの適用を検討してくださいね！
この記事「Excelマクロ入門-ド素人がプログラムを組めるまで」も合わせて読んでみるとGoodです。
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